Word : 5 Astuces Pour Embellir Vos Rapports de Stage

Vous avez du mal à rédiger votre rapport de stage ?


Je vais vous expliquer comment vous simplifier la vie lors de la rédaction de vos documents de stages en vous dévoilant 5 astuces inédites pour embellir vos rapports sur le traitement de texte Microsoft Word.

En vous appuyant sur mes explications, vous apprendrez à gérer des styles, insérer des colonnes, créer un sommaire et bien d’autres choses encore.

Tous les points abordés au cours de cet article “tutoriel” s’adressent à un public débutant : il n’est pas nécessaire de posséder un bagage informatique pour poursuivre votre lecture.

Prêts ?  Alors allons y :

 

CRÉER DES STYLES POUR GAGNER DU TEMPS

La plupart des utilisateurs de Word créent et personnalisent leurs titres au fur et à mesure de leur rédaction.

Si vous lisez cet article c’est que vous vous êtes probablement reconnus dans cette description. Je vous propose donc une technique, simple, qui vous permettra d’économiser du temps.

Pour cela, nous allons utiliser les styles.

Word met à notre disposition, dès lors que vous avez le logiciel sur votre machine, des styles de mise en forme préexistants. On pourra directement les appliquer à nos rapports en sélectionnant le texte puis en cliquant sur le style souhaité.

Et si l’on souhaite créer nous même un nouveau style ?

Voici comment créer un style :

Commençons par effectuer un clic sur l’onglet “Accueil”. Ensuite, cliquons sur  la petite flèche sous la case “modifier les styles”.

Liste styles

Pour créer un nouveau style, il nous suffit simplement de cliquer sur le bouton indiqué en bas à gauche de l’image ci-dessus.

Une nouvelle fenêtre va alors s’ouvrir dans laquelle nous pourrons créer, modifier et personnaliser nos styles grâce aux fonctions gras, italique, en soulignant, en ajoutant des marges, etc.

Modifier les styles options

 

Comment utiliser un style ?

Pour appliquer un style à nos titres ou paragraphes, nous sélectionnons les phrases ou la section et effectuons un clic sur le style souhaité.

Voilà les styles que j’ai créé et que j’ai appliqués à mon texte (nommés H1, H2, H3 et Texte) :

 style + texte titres

 

Ma petite astuce : renommer les styles configurés pour ne pas perdre trop de temps dans les menus.

COMMENT INSÉRER UN SOMMAIRE DANS UN DOCUMENT

 

Lors de la rédaction de vos rapports, vous devrez nécessairement insérer un sommaire…

… Mais ce n’est pas toujours aisé d’en réaliser un rapidement !

Nous allons donc en créer un ensemble pour vous faire gagner du temps.

Le logiciel Microsoft Word contient une option pour réaliser un sommaire intelligent.

Qu’est-ce qu’un sommaire intelligent ?

C’est un sommaire qui se modifie automatiquement en fonction des changements apportés aux titres.

Utiliser les styles :

Pour réaliser notre table des matières, nous devons d’abord configurer nos titres avec des styles.

2 possibilités :

Créer de nouveaux styles ou appliquer ceux existants déjà sur Word.

Dans les 2 cas, suivez les indications sur les styles contenues dans notre première astuce.

Comment créer une table des matières automatique ?

Commençons par effectuer un clic dans l’onglet “Référence” qui se trouve dans la barre de menu Word.

Il nous suffit maintenant de réaliser notre table de matières en cliquant sur l’option du même nom qui se trouve tout à gauche du menu.

référence menu => table des matières

Référence => table des matières

En bas de la liste, effectuons un clic sur “Insérer une table des matières”.

insérer une table des matières

Sélectionnons maintenant la case “Options” en bas de la nouvelle fenêtre.

option table des matières

Regardons ensuite les cases “H1”, “H2” et “H3”, qui font référence à mes trois styles de titres.

H1 correspond à mon Titre 1, c’est pourquoi j’y ai inscrit 1.

C’est la même chose pour H2, qui devient 2, et H3 devient 3.

Ensuite validons en effectuant un clic sur “OK”.

Attention : si vous n’avez que 2 styles différents pour vos titres, ne remplissez que les cases correspondant à vos 2 styles.

table des matières options remplir

h1 => 1
h2 => 2
h3 => 3

Après avoir remplis les options de la table des matières, nous allons pouvoir modifier le style de nos titres.

Cliquons sur “Modifier” dans la fenêtre “Table des matières”.

Une nouvelle fenêtre, nommée “Styles” s’ouvre alors.

modifier style table des matières

Modifier => modifier => TM1

Nous devons modifier autant de “ TM” que nous avons de styles.

Les TM représentent les différents niveaux de titres, on va donc modifier autant de TM que nous avons de styles :

TM1 correspond à notre Titre 1, et ainsi de suite.

On va donc modifier un TM après l’autre en cliquant sur celui qu’on souhaite personnaliser, puis sur “Modifier”.

Une nouvelle fenêtre nommée “Modifier le style” apparait :

Nous pouvons maintenant personnaliser la police, le style (gras, italique, souligner), la couleur et le positionnement.

table des matières réglages

Une fois que nous avons configuré la table des matières et les styles des titres, nous pouvons l’insérer en validant par “OK”.

Comment modifier notre table des matières ?

Pour modifier notre table des matières, il suffit d’effectuer un clic sur l’onglet “Références” et “Mettre à jour la table”.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : “Mettre à jour la table des matières”.

 

modifier la table des matières

Référence => mise à jour de la table

 

Pour que Word prenne en compte les modifications apportées à nos titres, cliquons sur “Mettre à jour toute la table”.

Voici ma table des matières :

Exemple de table des matières

 

Mon petit conseil pour ne pas perdre de temps : attendez la fin de la rédaction de votre document avant de créer votre table des matières.

 

UNE ASTUCE POUR INTÉGRER ET DÉPLACER DES IMAGES A VOTRE GUISE

Vous avez des difficultés à insérer et à déplacer une image dans votre document Word ?

 

Nous allons procéder ensemble, étape par étape, de l’insertion de l’image jusqu’à sa modification.

 

Insérer une image :

 

Pour insérer une image dans notre rapport de stage, nous devons aller dans l’onglet “Insertion” et cliquer sur “Image” dans la barre de menu Word.

 

Une fenêtre d’exploration des documents s’ouvre alors. Cette fenêtre va nous permettre de rechercher l’image à insérer.

insérer une image sur Word

Une fois notre image choisie, nous cliquons dessus et validons “Insérer”.

 

 

Notre image figure désormais dans notre document mais…

… Elle est mal placée !

Comment déplacer notre image sur Word ?

Nous commençons par sélectionner l’image en cliquant dessus.
Pour pouvoir déplacer notre image, nous devons d’abord effectuer un clic droit sur l’image puis sélectionner “Taille et positionnement”.

koala taille et positionnement

Dans la fenêtre “Disposition” qui vient de s’ouvrir, nous choisissons dans l’onglet “Habillage du texte” l’option “Encadré” et nous validons “OK”.

encadré menu taille et positionnement

Il ne nous reste plus qu’à positionner notre image à l’endroit souhaité.

SÉPARER UN PARAGRAPHE EN PLUSIEURS COLONNES

Pour structurer notre document sur Word, il existe un outil permettant de séparer notre texte verticalement :

L’option colonne.

Modifier la structure d’un paragraphe existant en intégrant des colonnes :

Commençons par sélectionner le texte à séparer en colonnes.

L’option « Colonnes »  se trouve sans trop de mal dans l’onglet “Mise en page”, dans la barre des menu de Word.

Effectuons un clic sur “Colonnes”.

option colonnes

Une nouvelle fenêtre s’ouvre :

“Colonnes”.

menu modif colonnes

Il ne nous reste plus qu’à déterminer la disposition du texte voulue :

Choisissons le nombre de colonnes souhaitées en cliquant sur une des dispositions proposées ou en inscrivant le chiffre souhaité dans la case “Nombre de colonnes”.

Si vous souhaitez mettre en colonne tout votre document Word, ne sélectionnez aucun texte et allez directement dans l’option colonne.

LES EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE SUR WORD

Les en-têtes et pieds de page sont des outils très importants que nous allons utiliser dans nos rapports de stage sur Word.

En-têtes et pieds de page, qu’est-ce que c’est ?

Un en-tête est un espace qui figure au-dessus du corps de la page.

Un pied de page est un espace qui figure au-dessous du corps de la page.

On y insère des informations pertinentes qui permettent au lecteur de se repérer dans le document : numéro de la page, titre du chapitre, date, …

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, il suffit de cliquer dans l’onglet “Insertion” sur “En-tête”, ou “Pied de page”.

en tête, pieds de page menu

2 possibilités :

Sélectionner un en-tête ou un pied de page prédéfinis ou bien le modifier via l’option “Modifier les en-tête” ou “Modifier les pieds de pages” dans la bare de menus Word.

Comment utiliser un en-tête/pied de page prédéfinis ?

Pour insérer un en-tête ou un pied de page prédéfinis, il nous suffit de cliquer sur celui de notre choix. Nous pourrons alors en modifier le contenu.

Comment modifier un en-tête/pied de page ?

Pour les modifier, il faut effectuer un double-cliquer sur l’en-tête ou le pied de page et modifier le texte voulu.

comment modifier le pied de page

 

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Word : 5 Astuces Pour Embellir Vos Rapports de Stage
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